¿Cómo tener una reunión de Zoom exitosa? Instrucciones:

Un par de años después de que se declarara la pandemia, ha incrementado el uso de programas de videollamadas como Zoom, el cual es mayor que nunca. En la actualidad, todos saben cómo usarlo, pero ¿sabemos aprovecharlo y pensar en algo productivo para tener una reunión de Zoom exitosa?

Es momento de que los gerentes y líderes de equipo dejen de pensar en la manera de llevar a cabo la reunión de Zoom perfecta y empiecen a planificar la próxima videollamada exitosa.

Por fortuna, existen acciones que se deben y no se deben llevar a cabo para planificar la reunión de Zoom ideal. Al adherirse a ellos, obtendrá reuniones virtuales que brindan información de manera efectiva, valoran las opiniones de los asistentes y no pierden el tiempo. De no ser así, se fatigará lo que se denomina fatiga de Zoom.

¿Qué hacer para una reunión de Zoom exitosa?

• Planificar el curso de la reunión.
• Enviar el enlace dos veces
• Siga la «regla del grupo de Brady».
• Envía el material con anticipación.
• Tener un plan de reunión
• Permita tiempo para la discusión

Planificar el curso de la reunión.

Un día de trabajo organizado genera un entorno laboral eficiente, gracias a esto, las personas pueden planificar su tiempo y completar sus labores de manera organizada. La gerencia siempre debe procurar avisar con anticipación de una reunión, ya que de lo contrario, la menor cantidad de interrupciones posibles se producirán durante la misma.

Cuando planifique una videollamada de Zoom, considere la hora del día que no interfiera con su horario laboral habitual. Un análisis demostró que el día martes a las 10 am es el más conveniente para reunirse, en promedio, durante la semana. Aun así, es de utilidad indagar en las opiniones de los empleados sobre cuándo es el más conveniente para llevar a cabo una reunión virtual o por medio de Zoom. Una simple encuesta puede animar a los empleados a sentirse parte de la organización y participar en ella.

Enviar el enlace dos veces

Una encuesta de 2019 encontró que el trabajador de oficina promedio recibe un promedio de 88 correos electrónicos por día, que es una cantidad de información bastante significativa para realizar un seguimiento.

Los correos electrónicos se pierden, se eliminan accidentalmente o simplemente se extravían, y recibir tantos mensajes se ha citado como un factor que contribuye a la pérdida de productividad. Los organizadores de reuniones virtuales deben facilitar que los empleados encuentren el enlace de la reunión virtual.

Envíelo con la invitación original y el horario de la reunión, luego envíelo nuevamente el mismo día. Si hay un canal de chat de grupo de trabajo, es igual de efectivo colocar el enlace allí esa mañana. Esto permitirá que todos lleguen prácticamente a tiempo, evitando demoras innecesarias.

Siga la «regla del grupo de Brady»

Las concentraciones masivas no son eficaces y numerosos estudios lo demuestran. Cuando se llevan a cabo reuniones masivas, como las que se llevan a cabo en los ayuntamientos, en donde participan a decenas o incluso cientos de personas, es casi imposible mantener a todos comprometidos y es más sencillo que la mente de las personas se distraiga y pierda el foco. La regla de las dos pizzas de Amazon era conocida por los asistentes a las reuniones, esta estipulaba que no se podía juntar a más personas que el doble de la cantidad de pizzas que se puede comer en una. Aun cuando la regla de las seis personas es una pauta útil para las reuniones en persona, es más difícil de replicar en el entorno virtual.

Cuando se reúna con sus amigos por videollamada de Zoom, respete la regla de la familia Brady Bunch: solo invite a las personas que aparecen en los créditos de la película clásica de comedia de situación de los años 50, Boomerang, en la que una familia de ocho miembros y la ama de llaves reciben un cheque de pago. Esto hace que todos los asistentes aparezcan en la cuadrícula de Zoom o en la de su programa de videollamadas preferido sin tener que desplazar constantemente la pantalla hacia adelante y hacia atrás. A pesar de que la cantidad de puestos es reducida, esto implica que los gerentes deberán dividir a los empleados en grupos y realizar más reuniones, sin embargo, la mayor efectividad y la participación de los empleados se sobrepondrán al tiempo adicional necesario.

Envía los documentos con anticipación.

Una de las principales razones por las que existen las reuniones es para proporcionar información importante a los empleados. En lugar de solo permitirles ver estos documentos durante las reuniones, puede enviar documentos importantes antes de la reunión. Las personas leen y digieren la información a diferentes velocidades, y eso no tiene nada de malo. Al tener acceso a los documentos antes de las reuniones, cada empleado puede tomarse el tiempo para revisarlos adecuadamente, comprender los conceptos básicos y analizar las preguntas e inquietudes.

También puede reducir el tiempo dedicado a compartir pantallas durante una reunión, que luego se convierte en una fuente de problemas técnicos y de otro tipo. Simplemente incluya el PowerPoint, los boletines y la información general en el mismo correo electrónico que programe la reunión, y los empleados podrán leer a su propio ritmo.

tienes un plan de citas

Siempre es bueno tener un plan de citas. Eso no significa que cada segundo deba planificarse meticulosamente, pero crear una estructura para su reunión virtual tiene sus beneficios. Permite a los líderes de la reunión asegurarse de que todos los temas importantes se cubran y discutan adecuadamente. Si le preocupa que la reunión virtual pueda demorar demasiado, tener un plan hace que sea más fácil calcular cuánto tiempo llevarán ciertos elementos y asegurarse de que no haya demasiado que hacer.

Tener una hoja de ruta para la reunión puede ayudar a los líderes a sentirse más cómodos. Hablar en público es uno de los temores más citados, pero planificar cada tema les da a los oradores la oportunidad de organizar sus comentarios e incluso practicar lo que quieren decir, en lugar de tratar de guiar la reunión en el momento.

Permita tiempo para la discusión

Cada reunión o videollamada de Zoom debe tener un tiempo asignado para que los participantes puedan hablar, expresar sus opiniones y hacer preguntas. Debido a que la mayoría de las compañías aún fomentan el trabajo remoto, es más importante que nunca que todos los empleados se sientan escuchados y valorados. Trabajar solo por periodos largos de tiempo puede causar sentimientos de aislamiento, además de que se puede resentir a aquellos que no son escuchados, lo que puede llevar a la extenuación del empleado.

Los informes de contratación exhiben que las personas desean laborar para compañías que los incentiven a expresar sus ideas, y el 90 % de los empleados afirma que sería más propenso a adherirse a una compañía que los toma en cuenta. Un grupo diverso de empleados analizará la información desde su propia perspectiva, contribuyendo con diferentes perspectivas a través de la discusión y la retroalimentación.

Esto fomentará la exploración de nuevas ideas y resaltará las partes más importantes. Siempre es beneficioso fomentar debates respetuosos y analíticos entre los equipos, y las videoconferencias son una excelente oportunidad para ello.

Siguiendo estas instrucciones sencillas y directas, será posible tener una reunión o videollamada con colegas o compañeros.

En una publicación posterior, hablaremos sobre los errores que no debes realizar durante las reuniones virtuales.